Cómo comprimir un PDF para enviarlo por correo

Por el equipo de Super Secretary · Actualizado el 26 de octubre de 2026 · Lectura de unos 5 minutos

Estás a punto de enviar un documento importante y el correo te responde que el archivo es demasiado grande, o el portal de la entidad rechaza el adjunto. Un PDF escaneado de pocas hojas puede pesar muchos megas, y casi siempre se puede reducir sin que deje de leerse. Aquí te explico por qué pesa tanto y cómo achicarlo.

Por qué un PDF pesa tanto

• Son fotos, no texto. Un PDF escaneado es una fotografía por página. Las fotos en alta resolución son lo que más pesa.
• Imágenes sin optimizar. Si el PDF viene de un documento con fotos pegadas desde el celular, cada foto conserva su tamaño original.
• Fuentes y elementos incrustados. En menor medida, también suman peso.

Un PDF de texto puro (hecho desde Word, por ejemplo) casi siempre ya es liviano. El problema suele estar en los escaneos y en los documentos con muchas imágenes.

Paso a paso para comprimir un PDF

1. Abre la herramienta. Entra a Comprimir archivo. Es una herramienta de Office y por eso es gratis: solo necesitas entrar con tu cuenta o crear una.
2. Elige el archivo. Acepta PDF y también fotos en JPG, PNG y WEBP. Puedes elegir varios a la vez.
3. Escoge el nivel de compresión. Hay tres: Alta calidad, Equilibrado y Máxima compresión. Empieza por Equilibrado.
4. Pulsa «Comprimir archivo». En la lista verás, junto a cada archivo, el peso original y el nuevo con el porcentaje que bajó.
5. Descarga y abre el resultado. El archivo sale con el mismo nombre más -min (por ejemplo, contrato-min.pdf). Si subiste varios, se descargan juntos en un .zip.
6. Revisa que se lea bien. Mira las páginas con letra pequeña, sellos y firmas antes de enviar.

Qué significa cada nivel

Si con Equilibrado todavía pesa demasiado, prueba Máxima compresión. Si con Máxima el texto se ve borroso, sube un nivel y busca otras formas de reducir el peso (más abajo).

Lo que debes saber antes de comprimir

• Cambia el contenido de las páginas. La herramienta lo advierte: está optimizada para PDF escaneados o con fotos, y el texto de las páginas se convierte a imagen. En cambio, si el PDF se puede reducir sin perder nada, la herramienta conserva el texto como texto. Si necesitas seleccionar o copiar texto del resultado, compruébalo; y guarda siempre el original.
• Nunca entrega algo más pesado. Si el archivo no logra bajar de peso, la herramienta te lo devuelve como estaba y te avisa que ya estaba optimizado.
• Un PDF con clave puede dar problemas. Si el archivo está protegido, quita la protección antes de comprimirlo.

Trucos para que el PDF pese menos desde el origen

• Escanea a una resolución razonable. Para documentos de texto no hace falta una resolución altísima. Con Escanear documento puedes elegir el modo de la hoja (Color, Grises o B/N): en blanco y negro, un documento de texto suele pesar bastante menos.
• Quita las páginas que no necesitas. Con Separar PDF te quedas solo con las hojas que vas a enviar. Mira la guía Cómo separar o extraer páginas de un PDF.
• Reduce las fotos antes de armar el documento. La misma herramienta comprime JPG, PNG y WEBP.
• Divide el envío. Si aun así no cabe, manda dos correos con la mitad de las hojas cada uno, o comparte un enlace de descarga en lugar de adjuntar.
• Comprime al final. Si vas a unir varios archivos con Unir PDF, hazlo primero y comprime el resultado. Mira Cómo unir varios PDF en uno solo.

¿Cuánto es «demasiado» para el correo?

El límite depende de cada servicio de correo y de cada portal, y cambia con el tiempo. Lo más seguro es revisar el límite que indica el servicio donde vas a enviar el archivo. Como referencia práctica, si tu PDF baja a pocos megas, casi nunca tendrás problema. Ten en cuenta que, al enviar, el correo suele sumar un poco de peso extra al adjunto.

Errores comunes

• Comprimir hasta que no se lee. Siempre abre el resultado y revisa las páginas con letra pequeña.
• Sobrescribir el original. Conserva el PDF original por si necesitas imprimirlo en buena calidad.
• Enviar un documento sensible sin protección. Si lleva datos personales, considera ponerle clave con Proteger con clave; la guía está en Cómo ponerle contraseña a un PDF.

Preguntas frecuentes