Cómo hacer una cotización profesional paso a paso

Por el equipo de Super Secretary · Actualizado el 26 de octubre de 2026 · Lectura de unos 5 minutos

Una cotización no es solo una lista de precios: es el primer documento serio que el cliente ve de tu negocio. Si es clara, el cliente entiende rápido y decide; si es confusa, pregunta, duda o se va con otro. Estas son las partes que no deben faltar.

Qué debe llevar una cotización

1. Tus datos. Nombre o razón social, identificación tributaria si tienes, dirección, teléfono y correo. Si tienes logo, ponlo arriba.
2. Datos del cliente. Nombre o empresa, contacto y, si aplica, su identificación.
3. Número y fecha. Un consecutivo sencillo (por ejemplo 0001, 0002) te ayuda a encontrarla después.
4. Validez. Cuántos días vale el precio. Los precios de materiales cambian, y esto te protege.
5. Detalle de productos o servicios. Nombre, descripción corta, cantidad, precio unitario y subtotal de cada renglón.
6. Descuentos, envío e impuestos. Sepáralos del precio base para que el cliente entienda de dónde sale el total.
7. Total. Un solo número final, visible.
8. Condiciones. Forma de pago (anticipo, contado, a crédito), tiempo de entrega, datos de la cuenta si recibes consignación y las notas que aclaren qué incluye y qué no.

Paso a paso para armarla bien

1. Entiende lo que pide el cliente. Antes de cotizar, confirma qué necesita, en qué cantidad, para cuándo y en qué lugar. Una pregunta de más te ahorra una cotización mal hecha.
2. Reúne tus costos. Precios de proveedor, mano de obra, transporte y cualquier otro gasto. Si no los tienes claros, el margen se te escapa.
3. Define tu ganancia. Decide qué margen necesitas para que el trabajo valga la pena. Si quieres saber cuánto debes vender para no perder, calcula cuánto debes vender para no perder con la herramienta Punto de equilibrio.
4. Escribe cada renglón por separado. Nada de «Trabajo completo: $5.000.000». Mientras más claro el desglose, menos discusiones después.
5. Aplica impuestos y descuentos según tu país. Las reglas cambian (IVA, IGV, retenciones). Consulta con tu contador o la entidad tributaria oficial de tu país; esta guía no reemplaza esa revisión.
6. Pon condiciones de pago y entrega. Por ejemplo: porcentaje de anticipo, saldo contra entrega, tiempo estimado en días.
7. Revisa las cuentas. Suma dos veces. Un error de operación en una cotización se paga caro.
8. Envíala en PDF. El PDF no se desacomoda en el celular del cliente y no se edita por accidente.
9. Haz seguimiento. Escribe al cliente uno o dos días después para resolver dudas.

Ejemplo de estructura

Condiciones: validez de 15 días; 50 % de anticipo y saldo contra entrega; entrega en 5 días hábiles desde el anticipo. (Los valores y plazos son solo de ejemplo: define los tuyos.)

Cómo hacerla con la herramienta Cotización

1. Entra a Cotización (herramienta Premium, con 7 días gratis para probarla).
2. Llena los datos de la cotización y de tu negocio, incluyendo el logo, NIT y dirección para el membrete.
3. Agrega tus productos o servicios con su precio unitario. Puedes añadir tantos como necesites.
4. Indica descuento, costo de envío e impuestos. La herramienta propone los impuestos habituales del país y puedes borrar los que no te apliquen.
5. Escribe la validez en días, la forma de pago, el tiempo de entrega y las observaciones.
6. Descarga el resultado (PDF, Word o Excel) y envíalo.

Un truco para cotizar con más seguridad

Guarda cada cotización que envíes, con su fecha y su número. Cuando el cliente acepte, tendrás el respaldo de lo que prometiste y a qué precio. Y si un proveedor sube sus precios, sabrás exactamente qué cotizaciones están afectadas. Una carpeta ordenada vale más que una buena memoria.

Errores que te hacen perder clientes

• No poner validez. El cliente vuelve tres meses después pidiendo el mismo precio.
• Mezclar todo en un solo valor. Genera desconfianza.
• Olvidar fletes, instalación o imprevistos. Luego los pagas tú.
• Cotizar sin confirmar medidas o cantidades. Sobre todo en obras.
• Copiar la cotización anterior y no cambiar el nombre del cliente. Parece pequeño, pero se nota.
• Diseño descuidado. Un documento ordenado transmite que tu trabajo también lo es.

Preguntas frecuentes